การประชุม คือ กิจกรรมของบุคคลกลุ่มหนึ่งซึ่งได้มาพบปะกันตามกำหนดนัดหมาย โดยมีวัตถุประสงค์ต่างๆกัน เช่น เพื่อแลกเปลี่ยนความรู้ ความคิด เพื่อแก้ปัญหา เป็นต้น ผู้เข้าประชุมแต่ละคนเป็นได้ทั้งผู้รับสารและผู้ส่งสาร ส่วนความรู้ ข้อมูล ข้อเท็จจริง ข้อคิดเห็น อารมณ์ ความรู้สึกที่แสดงออกมาในที่ประชุม คือ “สาร” นั่นเอง
ศัพท์ที่ใช้ในการประชุม
1. ศัพท์เกี่ยวกับรูปแบบของการประชุม
1.1 การประชุมเฉพาะกลุ่ม คือ การประชุมเฉพาะผู้มีสิทธิ์และหน้าที่เท่านั้น
1.2 การประชุมตามปกติ คือ การประชุมที่ทำตามกำหนดนัดหมายกันไว้ล่วงหน้าอย่างแน่นอน
1.3 การประชุมพิเศษ คือ การประชุมที่กำหนดขึ้นนอกเหนือไปจากการประชุมตามปกติ
1.4 การประชุมสามัญ คือ การประชุมที่ข้อบังคับกำหนดไว้ตายตัว
1.5 การประชุมวิสามัญ คือ การประชุมที่ข้อบังคับเปิดโอกาสให้ทำได้ตามความจำเป็น
1.6 การประชุมลับ คือ การประชุมที่จะเปิดเผยได้เฉพาะมติหรือข้อปฏิบัติเมื่อถึงกำหนดเท่านั้น
1.7 การประชุมปรึกษา คือ การประชุมเพื่อปรึกษาหารือ เช่น วางนโยบาย เสนอแนะแนวทางปฏิบัติแล้วสรุปผล
1.8 การประชุมปฏิบัติการ คือ การประชุมของคณะบุคคลที่ปฏิบัติงานประเภทเดียวกัน เพื่อแสวงความรู้ ความเข้าใจ และแนวทางปฏิบัติงานให้บังเกิดสัมฤทธิผลสูงสุด
1.9 การประชุมสัมมนา คือ การประชุมเฉพาะกลุ่มแบบหนึ่งตามหัวข้อที่กำหนด เพื่อประมวลข้อคิดและเสนอแนะจากที่ประชุม ผู้เข้าร่วมสัมมนาจะมาจากแหล่งต่างๆกัน
1.10 การประชุมชี้แจง คือ การประชุมที่ผู้รับผิดชอบของหน่วยงานเรียกบุคคลที่เกี่ยวข้องในหน่วยงานนั้นมารับทราบข้อเท็จจริง แนวทางการปฏิบัติ โดยไม่มีการอภิปรายแลกเปลี่ยนความคิดเห็นโดยตรง
1.11 การประชุมใหญ่ คือ การประชุมที่เปิดโอกาสให้สมาชิกขององค์การทั้งหมดเข้าร่วมแสดงความคิดเห็นตามเวลาที่กำหนดไว้ในข้อบังคับองค์การนั้นๆ
2. ศัพท์ที่ใช้เรียกบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการประชุม มีดังนี้
2.1 ผู้จัดประชุม คือ ผู้ริเริ่มให้มีการจัดประชุม
2.2 ผู้มีสิทธิ์เข้าประชุม คือ ผู้มีสิทธิ์หรือได้รับเชิญให้เข้าประชุม
2.3 ผู้เข้าประชุม คือ บุคคลที่ปรากฏตัวอยู่ ณ ที่ประชุม
2.4 องค์ประชุม คือ จำนวนผู้เข้าประชุม โดยทั่วไปต้องไม่น้อยกว่ากึ่งหนึ่งของสมาชิกทั้งหมด
2.5 ประธาน คือ ผู้ที่ทำหน้าที่ควบคุมการประชุมทั้งหมด โดยมีรองประธานทำหน้าที่แทน เมื่อประธานไม่อยู่
2.6 รองประธาน คือ ผู้ที่ทำหน้าแทนประธาน เมื่อประธานไม่อยู่
2.7 เลขานุการ คือ ผู้ทำหน้าที่จัดระเบียบวาระการประชุมและบันทึกรายงานการประชุม โดยมีผู้ช่วยเลขานุการช่วยปฏิบัติงาน พร้อมทั้งอำนวยความสะดวกต่างๆ
2.8 กรรมการ คือ ผู้ทำหน้าที่พิจารณาเรื่องที่อยู่ในวาระการประชุม และตั้งข้อเสนอเพื่อให้ที่ประชุมพิจารณา โดยมีคณะอนุกรรมการช่วยทำหน้าที่เฉพาะเรื่องใดเรื่องหนึ่ง
2.9 พิธีกร คือ ผู้ควบคุมดูแลความเรียบร้อยของที่ประชุมในการประชุมสาธารณะ
2.10 ที่ประชุม คือ บรรดาผู้เข้าประชุมทั้งหมด
2.11 เหรัญญิก คือ ผู้ทำหน้าที่ด้านการเงิน
3. ศัพท์ที่ใช้เรียกเรื่องที่ประชุม มีดังนี้
3.1 ระเบียบวาระ คือ เรื่องที่นำเข้าที่ประชุมของคณะกรรมการในการประชุมเฉพาะกลุ่ม กำหนดเป็น วาระที่ 1 ... วาระที่ 2...ฯลฯ
3.2 กำหนดการประชุม คือ เรื่องที่นำเข้าที่ประชุมของคณะกรรมการในการประชุมเฉพาะกลุ่ม และมีเรื่องสำคัญที่ประชุมกันเพียงเรื่องเดียว
3.3 หมายกำหนดการ คือ เอกสารแจ้งกำหนดขั้นตอนของงานพระราพิธีโดยเฉพาะ
3.4 กำหนดการ คือ เอกสารแจ้งกำหนดขั้นตอนของงานทั่วไปที่ทางราชการหรือเอกชนจัดขึ้น
4. ศัพท์ที่ใช้เรียกวิธีการสื่อสารในการประชุม
4.1 เสนอ คือ ผู้เข้าประชุมมีสิทธ์ที่จะเสนอเรื่องใดเรื่องหนึ่งให้ที่ประชุมพิจารณา
4.2 ข้อเสนอ คือ เรื่องที่เสนอในที่ประชุม
4.3 สนับสนุน คือ การเห็นด้วยกับข้อเสนอในที่ประชุม
4.4 คัดค้าน คือ การไม่เห็นด้วยกับข้อเสนอในที่ประชุม
4.5 การอภิปราย คือ การแสดงความคิดเห็นในที่ประชุม
4.6 ผ่าน คือ ข้อเสนอที่ที่ประชุมยอมรับ
4.7 ตก คือ ข้อเสนอที่ที่ประชุมไม่ยอมรับ
4.8 มติ คือ การขอความคิดเห็นจากผู้ที่เข้าประชุมเพื่อหาข้อยุติ
4.9 มติของที่ประชุม คือ ข้อตัดสินใจของที่ประชุมเพื่อให้นำไปปฏิบัติ
4.10 มติโดยเอกฉันท์ คือ มติที่ผู้เข้าประชุมเห็นพ้องต้องกันทุกคน
4.11 มติโดยเสียงข้างมาก คือ มติที่ผู้เข้าประชุมส่วนใหญ่เห็นด้วยกับข้อตัดสินใจนั้น
วิธีสื่อสารและการใช้ภาษาในการประชุม
วิธีการสื่อสารและการใช้ภาษาในการประชุมแยกออกได้ดังนี้
1. การใช้ภาษาสำหรับประธานในที่ประชุม การใช้ภาษาในที่ประชุมขึ้นอยู่กับรูปแบบของการประชุมซึ่งอาจเป็นการประชุมที่ไม่เป็นทางพิธีการก็ได้
2. การใช้ภาษาของผู้เข้าประชุม การประชุมอย่างเป็นกันเอง ภาษาที่ใช้ประชุมก็จะเป็นลักษณะสนทนา แต่ต้องใช้คำพูดที่สื่อความหมายได้ชัดเจน ส่วนการประชุมที่เป็นทางการ จะต้องระมัดระวังการใช้ภาษาของตนเองให้มากยิ่งขึ้น ควรมีคำว่า “ขอ” ใช้เสมอในการประชุม เพราะแสดงถึงความสุภาพ เช่น ผมขอเสนอว่า ดิฉันขอให้เลื่อนการพิจารณาเรื่องนี้ไปคราวหน้า
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น