ความหมายของเลขานุการ

ความหมายของเลขานุการ ตามพยัญชนะในภาษาอังกฤษของคำว่า "Secretary" มีตำราทางวิชาการได้ให้คำจำกัดความที่รวบรวมไว้ได้มีดังนี้

S หมายถึง Sense คือ การมีสามัญสำนึก รู้จักรับผิดชอบ ในการทำงานว่า สิ่งใดที่ควรจะทำไม่ควรทำเป็นผู้ไม่ทำงานโดยปราศจากความยังคิดรวมถึงการแต่งกายให้ถูกต้อง ตามกาลเทศะและมีการตัดสินใจอย่างเด็ดขาดเลย E หมายถึง Efficiency คือคือการมีสมรรถภาพในการทำงาน สมรรถภาพเป็นเรื่องที่มีอยู่ในตัวบุคคลแต่ละบุคคลย่อมมีสมรรถภาพมากน้อยแตกต่างกันไป การปฎิบัติงานและผลงานจะแสดงถึงสมรรถภาพของการทำงานที่เพิ่มขึ้นหรือลดลงได้

C หมายถึง Courage คือความมุมาของบุคคลซึ่งขึ้นอยู่กับจิตใจที่ทำงานให้สำเร็จลุล่วงตามความมุ่งหมาย

R หมายถึง Responsibility คือความรับผิดชอบคือต้องเป็น ผู้ลงมือทำงานด้วยตนเอง และต้องรับผิดชอบด้วยไม่ใช่คอยรับงานจากผู้อื่นอย่างเดียวเท่านั้น

E หมานถึง Energy คือพลังในการทำงาน เลขานุการต้องรู้จักแบ่งเวลาการทำงานให้ถูกต้อง เผื่อร่างกายได้รับการพักผ่อนตามสมควรอันจะส่งผลต่อการทำงานระยะยาว

T หมานถึง Technique คือการรู้จักดัดแปลงให้เหมาะสม เทคนิคนี้เป็นเรื่องของแต่ละคน แต่อาจจะเลียนแบบจากผู้อื่นและนำเทคนิคมาพัฒนาให้ดีขึ้นได้

A หมายถึง Active คือเลขานุการต้องตื่นตัวอยู่เสมอแม้จะมีงานมากน้อยก็ต้องมีความกระตือรือร้นอยู่เสมอ

R หมายถึง Rich  คือความสมบูรณ์ในด้านจิตใจและศีลธรรม หากเลขานุการเป็นผู้ด้อยทางศีลธรรม และวัฒนธรรมอาจทำให้การงานเสียได้ แต่ทางกลับกันหากเลขานุการเป็นผู้มีคุณธรรมที่ดีก็จะนำความเจริญมาสู่องค์กรที่ตนทำงานอยู่ได้

Y หมายถึง Youth คือตำแหน่งเลขานุการเหมาะสำหรับกอายุน้อยๆ เพราะงานนี้เป็นงานที่ต้อง ติดต่อกับคนทั่วไปต้องอาศัยมารยาทที่อ่อนน้อมถ่อมตน

ไม่ว่าจะนิยามความหมายเลขานุการเป็นอย่างไร ส่วนใหญ่แล้วในภาคราชการเราจะเห็นภาพกองเลขานุการเป็นบุคคลที่จะต้องปฏิบัติงานตามคำสั่งของผู้บังคับบัญชา ทั้งงานประจำและงานพิเศษเป็นครั้งคราว ในภาคเอกชนนั้นเลขานุการจะได้ชื่อว่าเป็นผู้ช่วยมือขวาของนักบริหารเลยทีเดียว เพราะจะทำหน้าที่เสมือนเป็นผู้ช่วยจัดการระบบการทำงานของนักบริหารให้มีประสิทธิภาพ ยิ่งขึ้น

ที่มาจาก :

งานเลขานุการกิจ และสภาคณาจารย์

กองบริหารงงานเลขานุการกิจ และสภาคณาจารย์

กองบริหารงานทั่วไป สำนักงานอธิการบดีมหาวิทยาลัยมหิดลานทั่วไป สำนักงานอธิการบดีมหาวิทยาลัยมหิดล

เลขานุการทางการแพทย์ที่ดีในทัศนะของผู้บริหาร

1.เชี่ยวชาญงานหลักรู้จักหน้าที่ความรับผิดชอบ มีความสามารถงานพื้นฐานทั่วไปที่จำเป็นสำหรับเลขานุการ เช่น พิมพ์ดีด การจดบันทึก การร่างเอกสาร เทคยิคการใช้โทรศัพท์ ทักษะคอมพิวเตอร์ ฯลฯ

2.รู้จักกลั่นกรอง ต้องสามารถกลั้นกรองผู้มาติดต่อเรื่องต่างๆ ให้ผู้บริหารตัดสินใจได้

3.ตอบสนองฉับไว เวลาสั่งงานใดๆแล้วเลขานุการสามารถดำเนินการได้ทันที

4.รู้ใจผู้บริหารเสมอ เป็นเลขาต้องรู้ใจผู้บริหารเพราะจะได้ทำงานได้ถูกใจ เช่น ผู้บริหารที่เป็นคนเจ้าระเบียบ จู้จี้ก็ต้องทำงานให้เรียบร้อย พิมพ์งานก็ต้องให้เรียบร้อยสะอาดและถูกต้อง ฯลฯ

5.เสนองานเป็นลำดับ  เลขาฯที่ดีควรจะสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานให้ผู้บริหารได้เพื่อให้งานทันกำหนด

6.มีความรับผิดชอบ เมื่อผู้บริหารให้งานไปแล้วไม่ว่าจะเป็นงานของตัวเองหรือไม่ ต้องมีความรับผิดชอบทำงานนั้นให้เรียบร้อย  หรือพยายามติดตามงานนั้นให้ได้ตามกำหนด

7.รอบคอบสอบทาน งานที่จะผ่านเข้าไปยังโต๊ะผู้บริหารหรือจะปล่อยออกไปจะต้องมีการพิจารณาตรวจสอบให้ถูกต้องก่อนเสมอ

8.ปฏิภาณไหวพริบดี เลขาฯนั้นฉลาดอย่างเดี่ยวไม่พอ ต้องเฉลียวด้วย คือสามารถแก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้

9.มีความซื่อสัตย์เป็นที่ไว้วางใจได้ในทุกเรื่องโดยเฉพาะด้านการเงิน

10.การรักษาความลับ ต้องไม่นำเอาความลับไปเปิดเผย ไม่ว่าจะเป็นเรื่องส่วนตัวหรือเรื่องงานขององค์กร

11.พัฒนาตนเอง ผู้บริหารส่วนใหญ่ชอบเลขาฯที่มีการปรับปรุงงานให้ดีขึ้นเสมอ ตลอดจนคอยพัฒนาตนเองให้ทันสมัยอยู่เสมอ

12.ไม่เกรงงานหลัก บางครั้งบางโอการอาจมีงานหนักซึ่งบางทีอาจจะล้นมือทำแทบไมทันก็อาจจะต้องทำงานนอกเวลา เลขาฯที่ดีต้องสู้งาน ไม่ท้อถอย มุ่งผลสำเร็จของงานมากกว่าค่าตอบแทนการทำงานนอกเวลา

13.รักงานเลขาฯ คนเราทำอะไรได้ดีก็ต่อเมื่อเรามีความเต็มใจ ภูมิใจ และรักในสิ่งที่ตนเองทำอยู่

ร่วมเป็นส่วนหนึ่งในวันประวัติศาสตร์ทั่วประเทศ

กิจกรรมปั่นจักรยานเพื่อแม่ เฉลิมพระเกียรติแม่ของแผ่นดิน

16 สิงหาคม 2558

โครงการบรรยายพิเศษหัวข้อ “คุณธรรม ตามรอย เบื้องพระยุคลบาท”

วันพุธ ที่ 27 พฤษภาคม 2558

โดย ม.ล.ปนัดดา ดิศกุล  รัฐมนตรีประจำสำนักนายกรัฐมนตรี และปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี

ภาระงานสำหรับการฝึกปฏิบัติการในสถานพยาบาลของเลขานุการทางการแพทย์

การปฏิบัติงานสำนักงานและเลขานุการในโรงพยาบาล ได้แก่

-          การบริหารจัดการเอกสาร การจัดเก็บเอกสาร แยกประเภทของเอกสารเพื่อการสืบค้น

-          งานธุรการและงานสารบรรณ เช่น การพิมพ์หนังสือ การรับ – การส่งหนังสือ ตามที่มอบหมาย

-          การติดต่อประสานงานในหน่วยงานต่างๆของสถานพยาบาล และการติดต่อประสานงานทางโทรศัพท์

-          การจัดประชุม การจัดทำรายงานการประชุม

-          งานอื่นๆที่ได้รับมอบหมายจากหน่วยงาน

-          การสื่อสารด้วยภาษาอังกฤษทางการแพทย์ เช่น การใช้โทรศัพท์ในการเรียกอุปกรณ์ทางการแพทย์ 
ศัพท์ในทางการแพทย์ศัพท์เฉพาะทาง

-          งานพัสดุ เช่น การจัดเก็บ ทำจำนวนการเบิกจ่ายอุปกรณ์ สรุปยอดการเบิกจ่าย

-          การบริหารจัดการของหน่วยงานทางการแพทย์ตามภารกิจหลักขององค์กรดูแลตรวจสอบความถูกต้องของอักษร และรูปแบบหนังสือราชการจากหน่วยงานต่างๆก่อนนำเสนอหัวหน้าหน่วยงาน

-          งานประกันคุณภาพโรงพยาบาล (มาตรฐานสถานพยาบาล)

-          งานอื่นๆที่ได้รับมอบหมายจากผู้บังคับบัญชาและหน่วยงาน

เทคนิคการปฏิบัติตนต่อผู้บริหารหรือเจ้านาย

  เทคนิคการปฏิบัติตนต่อผู้บริหารหรือเจ้านาย

1. ต้องปรับตัวให้สอดคล้องกับผู้บริหารหรือนายโดยศึกษาวิธีการทำงาน นิสัยใจคอ

2. ให้ความเคารพผู้บริหารหรือเจ้านาย

3. มีความจริงใจและสนใจต่องานที่ทำอยู่เสมอ

4. ศึกษาการปฏิบัติงานของผู้บริหารหรือเจ้านาย

5. มีความอดทน อดกลั้นต่อสถานการณ์ต่างๆ

6. ไม่วิจารณ์หรือนินทาผู้บริหารหรือเจ้านาย

7. สร้างความมั่นใจและวางตัวเป็นกลางอย่างเหมาะสม

เทคนิคการปฏิบัติตนต่อเพื่อนร่วมงาน 

1. ให้ความจริงใจต่อเพื่อนร่วมงานทุกคน                                                                                 

2. หลีกเลี่ยงการนินทา หรือสนทนาเรื่องไร้สาระ                        

3. ต้องปฏิบัติตนให้เป็นคนเสมอต้นเสมอปลาย             

4. รับฟังความคิดเห็นของเพื่อนร่วมงานโดยใช้หลักประชาธิปไตย

5. อย่าทำตนเป็นเพื่อนสนิทกับเพื่อนร่วมงานคนใดคนหนึ่งเป็นพิเศษ

เทคนิคการปฏิบัติตนในฐานะเลขานุการบริหาร                                

1. เป็นผู้ช่วยในการจัดทำแผนงานขององค์กร                                            

2. เป็นผู้ช่วยในการจัดหาข้อมูล

3. เป็นผู้ช่วยในการเตรียมงาน

4. เป็นผู้ชวยในการติดต่อประสานงาน และติดตามงาน           

5. เป็นผู้ช่วยควบคุมและแก้ไขความผิดพลาดของงาน

เทคนิคการปฏิบัติงานภาพเคลื่อนไหว

1. รู้จักการวางแผนการทำงาน และทำตามแผนที่วางไว้

2. มีการบันทึกข้อมูลที่สำคัญๆ

3. รู้จักการปรับปรุงการทำงานให้ดีขึ้นอยู่เสมอ

4. มีความรับผิดชอบ และใช้มนุษยสัมพันธ์ในการปฏิบัติงาน

5. ปรับตัวให้สอดคล้องกับผู้บริหารหรือเจ้านายในการทำงานโดยศึกษาถึงนิสัยใจคอของผู้บริหารหรือเจ้านาย

6. ศึกษาหาความรู้และเรียนรู้เทคโนโลยีเพิ่มเติมอยู่เสมอ

แนวทางการพัฒนาตนเองของเลขานุการมืออาชีพ

1. พัฒนาด้านการศึกษาหาความรู้ โดยการอ่าน การฟัง การเขียน การสนทนา  การสังเกต การคิด  การทดลอง การฝึกฝน การวิเคราะห์ และการหาประสบการณ์ต่างๆ

2. การพัฒนาในด้านการสร้างความเชื่อมั่นให้กับตนเอง มีความตระหนักในคุณค่าของตนเอง  การแต่งกายที่เหมาะสม การพูดและการแสดงออก  การปรับตัวให้เข้ากับสิ่งแวดล้อม ละทิ้งความกลัวแล้วสร้างความกล้าในการกระทำสิ่งต่างๆ ที่ถูกต้อง

3. การพัฒนาในด้านการปรับปรุงบุคลิกภาพ เช่น ด้านการแต่งกาย การแสดงออก  การสนทนา  การเดิน  การนั่ง การยืน ด้านความคิด

4. การพัฒนาในด้านความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ โดยมีทัศนคติในเชิงสร้างสรรค์เปิดตาเปิดใจให้กว้างปรับเปลี่ยนความคิดเก่าให้เป็นสิงใหม่ แล้วนำมาพิจารณาในการใช้งาน

เลขานุการบริหารกับการบริหารงาน

เลขานุการบริหารต้องศึกษาให้เข้าใจพื้นฐานในการปฏิบัติงาน

การเป็นผู้นำ (Leadership)

        
“LEADERSHIIP”

          L = Learning                  จะต้องเป็นผู้ได้รับการศึกษาดี

          E = Earnest                    จะต้องเป็นผู้ทีมีความจริงจัง

          A = Attempt                   มีความพยายาม

          D = Diligence                 มีความขยัน

          E = Efficiency                การทำงานควรมีประสิทธิภาพ

          R = Responsibility         เป็นผู้มีความรับผิดชอบ

          S = Self-confidence       เป็นผู้มีความเชื่อมั่นในตนเอง

          H = Horner                    ความมีศักดิ์ศรี ความมีชื่อเสียง

          I = Intelligence              มีสติปัญญา

          P =Personality               มีบุคลิกลักษณะของความเป็นผู้นำที่ดี

1.  การวางแผน  (Planning)

2.  การอำนวยการ (Administer)

3.  การควบคุมงาน (Controlling)

4.  การประสานงาน  (Coordination)

หลักการปฏิบัติตนของเลขานุการบริหารกับการทำงาน

1.      ยึดหลักของความอ่อนน้อม

2.      ยึดหลักของความอ่อนโยน

3.      ยึดหลักของความอาทร

4.      ยึดหลักของความอดทน

5.      ยึดหลักของความให้อภัย

การประชุม

 การประชุม คือ กิจกรรมของบุคคลกลุ่มหนึ่งซึ่งได้มาพบปะกันตามกำหนดนัดหมาย โดยมีวัตถุประสงค์ต่างๆกัน เช่น เพื่อแลกเปลี่ยนความรู้ ความคิด เพื่อแก้ปัญหา เป็นต้น ผู้เข้าประชุมแต่ละคนเป็นได้ทั้งผู้รับสารและผู้ส่งสาร ส่วนความรู้ ข้อมูล ข้อเท็จจริง ข้อคิดเห็น อารมณ์ ความรู้สึกที่แสดงออกมาในที่ประชุม คือ “สาร” นั่นเอง

ศัพท์ที่ใช้ในการประชุม

1. ศัพท์เกี่ยวกับรูปแบบของการประชุม

1.1 การประชุมเฉพาะกลุ่ม คือ การประชุมเฉพาะผู้มีสิทธิ์และหน้าที่เท่านั้น

1.2 การประชุมตามปกติ คือ การประชุมที่ทำตามกำหนดนัดหมายกันไว้ล่วงหน้าอย่างแน่นอน

1.3 การประชุมพิเศษ คือ การประชุมที่กำหนดขึ้นนอกเหนือไปจากการประชุมตามปกติ

1.4 การประชุมสามัญ คือ การประชุมที่ข้อบังคับกำหนดไว้ตายตัว

1.5 การประชุมวิสามัญ คือ การประชุมที่ข้อบังคับเปิดโอกาสให้ทำได้ตามความจำเป็น

1.6 การประชุมลับ คือ การประชุมที่จะเปิดเผยได้เฉพาะมติหรือข้อปฏิบัติเมื่อถึงกำหนดเท่านั้น

1.7 การประชุมปรึกษา คือ การประชุมเพื่อปรึกษาหารือ เช่น วางนโยบาย เสนอแนะแนวทางปฏิบัติแล้วสรุปผล

1.8 การประชุมปฏิบัติการ คือ การประชุมของคณะบุคคลที่ปฏิบัติงานประเภทเดียวกัน เพื่อแสวงความรู้ ความเข้าใจ และแนวทางปฏิบัติงานให้บังเกิดสัมฤทธิผลสูงสุด

1.9 การประชุมสัมมนา คือ การประชุมเฉพาะกลุ่มแบบหนึ่งตามหัวข้อที่กำหนด เพื่อประมวลข้อคิดและเสนอแนะจากที่ประชุม ผู้เข้าร่วมสัมมนาจะมาจากแหล่งต่างๆกัน

1.10 การประชุมชี้แจง คือ การประชุมที่ผู้รับผิดชอบของหน่วยงานเรียกบุคคลที่เกี่ยวข้องในหน่วยงานนั้นมารับทราบข้อเท็จจริง แนวทางการปฏิบัติ โดยไม่มีการอภิปรายแลกเปลี่ยนความคิดเห็นโดยตรง

1.11 การประชุมใหญ่ คือ การประชุมที่เปิดโอกาสให้สมาชิกขององค์การทั้งหมดเข้าร่วมแสดงความคิดเห็นตามเวลาที่กำหนดไว้ในข้อบังคับองค์การนั้นๆ

2. ศัพท์ที่ใช้เรียกบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการประชุม มีดังนี้

2.1 ผู้จัดประชุม คือ ผู้ริเริ่มให้มีการจัดประชุม

2.2 ผู้มีสิทธิ์เข้าประชุม คือ ผู้มีสิทธิ์หรือได้รับเชิญให้เข้าประชุม

2.3 ผู้เข้าประชุม คือ บุคคลที่ปรากฏตัวอยู่ ณ ที่ประชุม

2.4 องค์ประชุม คือ จำนวนผู้เข้าประชุม โดยทั่วไปต้องไม่น้อยกว่ากึ่งหนึ่งของสมาชิกทั้งหมด

2.5 ประธาน คือ ผู้ที่ทำหน้าที่ควบคุมการประชุมทั้งหมด โดยมีรองประธานทำหน้าที่แทน เมื่อประธานไม่อยู่

2.6 รองประธาน คือ ผู้ที่ทำหน้าแทนประธาน เมื่อประธานไม่อยู่

2.7 เลขานุการ คือ ผู้ทำหน้าที่จัดระเบียบวาระการประชุมและบันทึกรายงานการประชุม โดยมีผู้ช่วยเลขานุการช่วยปฏิบัติงาน พร้อมทั้งอำนวยความสะดวกต่างๆ

2.8 กรรมการ คือ ผู้ทำหน้าที่พิจารณาเรื่องที่อยู่ในวาระการประชุม และตั้งข้อเสนอเพื่อให้ที่ประชุมพิจารณา โดยมีคณะอนุกรรมการช่วยทำหน้าที่เฉพาะเรื่องใดเรื่องหนึ่ง

2.9 พิธีกร คือ ผู้ควบคุมดูแลความเรียบร้อยของที่ประชุมในการประชุมสาธารณะ

2.10 ที่ประชุม คือ บรรดาผู้เข้าประชุมทั้งหมด

2.11 เหรัญญิก คือ ผู้ทำหน้าที่ด้านการเงิน

3. ศัพท์ที่ใช้เรียกเรื่องที่ประชุม มีดังนี้

3.1 ระเบียบวาระ คือ เรื่องที่นำเข้าที่ประชุมของคณะกรรมการในการประชุมเฉพาะกลุ่ม กำหนดเป็น วาระที่ 1 ... วาระที่ 2...ฯลฯ

3.2 กำหนดการประชุม คือ เรื่องที่นำเข้าที่ประชุมของคณะกรรมการในการประชุมเฉพาะกลุ่ม และมีเรื่องสำคัญที่ประชุมกันเพียงเรื่องเดียว

3.3 หมายกำหนดการ คือ เอกสารแจ้งกำหนดขั้นตอนของงานพระราพิธีโดยเฉพาะ

3.4 กำหนดการ คือ เอกสารแจ้งกำหนดขั้นตอนของงานทั่วไปที่ทางราชการหรือเอกชนจัดขึ้น

4. ศัพท์ที่ใช้เรียกวิธีการสื่อสารในการประชุม

4.1 เสนอ คือ ผู้เข้าประชุมมีสิทธ์ที่จะเสนอเรื่องใดเรื่องหนึ่งให้ที่ประชุมพิจารณา

4.2 ข้อเสนอ คือ เรื่องที่เสนอในที่ประชุม

4.3 สนับสนุน คือ การเห็นด้วยกับข้อเสนอในที่ประชุม

4.4 คัดค้าน คือ การไม่เห็นด้วยกับข้อเสนอในที่ประชุม

4.5 การอภิปราย คือ การแสดงความคิดเห็นในที่ประชุม

4.6 ผ่าน คือ ข้อเสนอที่ที่ประชุมยอมรับ

4.7 ตก คือ ข้อเสนอที่ที่ประชุมไม่ยอมรับ

4.8 มติ คือ การขอความคิดเห็นจากผู้ที่เข้าประชุมเพื่อหาข้อยุติ

4.9 มติของที่ประชุม คือ ข้อตัดสินใจของที่ประชุมเพื่อให้นำไปปฏิบัติ

4.10 มติโดยเอกฉันท์ คือ มติที่ผู้เข้าประชุมเห็นพ้องต้องกันทุกคน

4.11 มติโดยเสียงข้างมาก คือ มติที่ผู้เข้าประชุมส่วนใหญ่เห็นด้วยกับข้อตัดสินใจนั้น

วิธีสื่อสารและการใช้ภาษาในการประชุม

วิธีการสื่อสารและการใช้ภาษาในการประชุมแยกออกได้ดังนี้

1. การใช้ภาษาสำหรับประธานในที่ประชุม การใช้ภาษาในที่ประชุมขึ้นอยู่กับรูปแบบของการประชุมซึ่งอาจเป็นการประชุมที่ไม่เป็นทางพิธีการก็ได้

2. การใช้ภาษาของผู้เข้าประชุม การประชุมอย่างเป็นกันเอง ภาษาที่ใช้ประชุมก็จะเป็นลักษณะสนทนา แต่ต้องใช้คำพูดที่สื่อความหมายได้ชัดเจน ส่วนการประชุมที่เป็นทางการ จะต้องระมัดระวังการใช้ภาษาของตนเองให้มากยิ่งขึ้น ควรมีคำว่า “ขอ” ใช้เสมอในการประชุม เพราะแสดงถึงความสุภาพ เช่น ผมขอเสนอว่า ดิฉันขอให้เลื่อนการพิจารณาเรื่องนี้ไปคราวหน้า

ที่มาจาก : https://sites.google.com/site/khwamruphasathai/home/kar-prachum