บุคลิกภาพที่ดีและมารยาททางสังคมของเลขานุการทางการแพทย์

บุคลิกภาพที่ดีของเลขานุการทางการแพทย์

1.การแต่งกาย

เลขานุการผู้บริหารจะต้องแต่งกายให้มีความเหมาะสม สะอาด สุภาพ เรียบร้อย และถูกเทศกาลเทศะโดยคำนึงว่าเลขานุการผู้บริหารจะต้องพบปะบุคคลทั้งภายในและภายนอก

1) เสื้อผ้า ควรอยู่ในสมัยนิยม คำนึงถึงประเพณีนิยมและความพอดี รู้จักเลือกสีให้เหมาะกับผิวและรูปร่าง

2) การเลือกกระเป๋าถือและรองเท้า ควรเลือกให้เหมาะสมกับตนเองและเลือกใช้หนังที่มีคุณภาพดี  โดยควรให้กระเป๋ากับรองเท้าเข้าชุดกันด้วย ต้องหมั่นดูแลให้สะอาดและเรียบร้อย

3) หลักการแต่งหน้าที่ดี ควรแต่งแต่พองามไม่ฉูดฉาด แต่งตามธรรมชาติให้แลดูสวยงามยิ่งขึ้นเท่านั้น

4) เล็บและการทาเล็บ เล็บไม่ควรสั้นหรือยาวเกินไปแต่งปลายให้พองาม หากทาเล็บควรเลือกสีกลาง ๆ และควรดูแลเอาใจใส่ให้สะอาดอยู่เสมอ

5) ผม หมั่นสระผมให้สะอาดอยู่เสมอ ควรแต่งผมบ่อยๆ เลือกแบบผมที่รับกับใบหน้า ส่วนสูง และน้ำหนัก ขนาด และรูปร่างช่วงยาวของลำคอด้วย

6) เครื่องประดับ การแต่งกายที่ดีควรใช้เครื่องประดับเพียงน้อยชิ้น แต่เป็นของดีมีราคาดีกว่าใช้เครื่องประดับมากเกินไป

อนึ่งเมื่อมีการดูแลในเรื่องของการแต่งกายให้ดีแล้ว สิ่งที่เลขานุการผู้บริหารควรปรับปรุง ฝึกหัดให้ต้องเป็นนิสัยที่ดีคือ การนั่ง การยืน และการเดินที่ดี เพื่อเสริมสร้างบุคลิกภาพที่ดี

2.การวางตัว

เลขานุการผู้บริหารควรมีกิริยา วาจาสุภาพ ใช้คำพูดที่เหมาะสม ยิ้มแย้มแจ่มใสให้การต้อนรับแก่ผู้ที่มาติดต่อด้วยกิริยามารยาทที่เหมาะสม สุภาพ อ่อนน้อมถ่อมตน จะต้องให้ความเคารพต่อผู้อาวุโส มีสัมมาคาราวะ และสามารถเข้ากับผู้ร่วมงานได้ดี ไม่ถือตัว เย่อยิ่ง วางตัวเป็นกลาง ไม่ใช้อำนาจของผู้บริหารมากล่าวอ้าง ต้องรู้จักควบคุมอารมณ์โกรธ ไม่ให้เกิดผลเสียต่องาน และจะต้องให้ความร่วมมือ จริงใจกับเพื่อนร่วมงาน จะเห็นได้ว่า คนที่มีบุคลิกภาพดีย่อมเป็นที่ชื่นชอบของผู้ที่ได้พบเห็น  เป็นคนที่ใครๆ ก็อยากรู้จักคบค้าสมาคมด้วย

3.ความมีมนุษยสัมพันธ์

องค์ความรู้ในการพัฒนาบทบาทหน้าที่ของเลขานุการผู้บริหารในด้านมนุษยสัมพันธ์  มีดังนี้

1) การสร้างมนุษย์สัมพันธ์กับผู้บริหาร จะต้องทำความเข้าใจในตัวผู้บริหาร ให้ความสนใจสิ่งที่มีความสำคัญยิ่งต่อผู้บริหารคือ ความสำเร็จ รวมทั้งการสร้างลักษณะนิสัยที่พึงประสงค์ เช่น ความรู้ความสามารถ ความจงรักภักดี ความซื่อสัตย์สุจริต ความรับผิดชอบในการทำงาน เป็นต้น

2) การสร้างมนุษยสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน จะต้องทำตนเป็นที่ยอมรับของเพื่อร่วมงาน สังเกตและปฏิบัติตามกติกาของที่ทำงาน และรับผิดชอบงานในหน้าที่ของตนให้ดี

มารยาททางสังคมของเลขานุการทางการแพทย์

1.1 การแนะนำและการต้อนรับผู้อื่น

ในการแนะนำผู้อื่น (โดยเฉพาะอย่างยิ่งลูกค้า) ให้รู้จักกับองค์กรของเราเป็นเรื่องสำคัญและจำเป็นที่จะต้องให้ข้อมูลและรายละเอียดพื้นฐานขององค์กรให้ถูกต้อง ชัดเจน เลขานุการจะต้องแม่นยำในเรื่องของข้อมูลองค์กรในการตอบคำถามกับผู้อื่นเสมอไม่ควรตอบคำถามด้วยคำว่า “ไม่ทราบ” หรือตอบด้วยความไม่แน่ใจ อึกอึก อักอัก จนทำให้ไม่น่าเชื่อถือ และทำให้พลาดโอกาสดีๆ ที่จะประชาสัมพันธ์องค์กร

สำหรับการต้อนรับผู้มาติดต่อ ดังที่ทราบกันว่าเลขานุการจะต้องเกี่ยวข้องกับคนจำนวนมาก แตกต่างกันไปทั้งวัยวุฒิและคุณวุฒิ จึงจำเป็นจะต้องใช้ทั้งศาสตร์และศิลป์ที่ว่าด้วยการสร้างความสัมพันธ์อันดีกับคนเหล่านั้นเพื่อให้เกิดความร่วมมือที่ดีต่อกันในการทำงานให้สำเร็จตามเป้าหมาย เลขานุการที่ดีต้องไม่กีดกันผู้มาติดต่อยกเว้นได้รับคำสั่งจากเจ้านายเท่านั้น เลขานุการจะต้องมีปฏิภาณไหวพริบพิจารณาได้ว่าผู้มาติดต่อคนไหนที่เจ้านายไม่พึงประสงค์จะให้พบ แล้วกล่าวปฏิเสธกับคนๆ นั้นอย่างสุภาพและนุ่มนวล เช่นว่า “ท่านไม่อยู่นะคะ/ครับ ไปประชุมข้างนอกหรือไปต่างจังหวัดหรือไปต่างประเทศ จะให้ดิฉัน/ผมช่วยอะไรได้บ้างคะ/ครับ หรือจะฝากเรื่องไว้ที่ดิฉัน/ผมก่อนดีไหมคะ/ครับ หากท่านกลับมาแล้วจะเรียนให้ท่านทราบนะคะ/ครับ”

อย่างไรก็ตาม สิ่งที่ควรยึดถือในการให้การต้อนรับผู้มาติดต่อก็คือ ความสุภาพ ความนุ่มนวล การแสดงความเป็นมิตร การให้ความสำคัญและการปฏิบัติอย่างเหมาะสมกับทุกๆ คนไม่ว่าจะเป็นเด็กส่งเอกสารหรือแขกผู้ใหญ่อย่างเท่าเทียมกัน เช่นว่า หากผู้มาติดต่อจะต้องรอนานก็ควรจะเชิญให้เขานั่งอ่านหนังสือพิมพ์รอและบริการเครื่องดื่มให้เขาตามความเหมาะสมไม่ว่าจะเป็นเด็กส่งเอกสารหรือแขกผู้ใหญ่ ทั้งนี้ เพื่อให้เขามีความรู้สึกว่าเราให้เกียรติเขา เขาก็จะเกิดความประทับใจ หากเกิดความประทับใจแล้วก็ย่อมอยากติดต่อกับเราเสมอ แต่หากไม่ประทับใจแล้วก็อาจจะเลิกราความสัมพันธ์กับเราไปได้ ทำให้องค์กรของเราสูญเสียโอกาสและลูกค้าไปได้

1.2 การให้และรับนามบัตร

ในบางโอกาสที่เราต้องแนะนำตัวเองและองค์กรกับคู่สนทนา นอกจากจะสนทนากันเพียงอย่างเดียวเราอาจจะมีการแลกนามบัตรกับคู่สนทนาของเราไปด้วยเพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ดีให้กับองค์กร โดยกล่าวด้วยความสุภาพว่า “ขออนุญาตให้นามบัตรดิฉัน/ผมไปด้วยนะคะ/ครับ เผื่อจะมีโอกาสติดต่อกันบ้างคะ/ครับ”

และเมื่อเราได้รับนามบัตรจากคู่สนทนา หากเป็นคู่สนทนาที่อาวุโสมากกว่าเราก็ควรยกมือไหว้และกล่าว“ขอบพระคุณมากค่ะ/ครับ” หากเป็นคู่สนทนาที่อยู่ในวัยใกล้เคียงกันหรืออ่อนกว่าก็ควรกล่าว “ขอบคุณมากค่ะ/ครับ” พร้อมกับให้ความสนใจดูนามบัตรที่รับมาสักเล็กน้อยเพื่อแสดงความสนใจและยินดีที่ได้รู้จักกับเขาจริงๆ

1.3 การสนทนา

ในการสนทนาสิ่งที่ควรคำนึงถึงคือ การพูดจาจะต้องไพเราะ มีหางเสียง พูดด้วยความอ่อนน้อม ใบหน้ายิ้มแย้มแจ่มใส และจะต้องเป็นนักฟังที่ดี ไม่ควรพูดแทรกในระหว่างที่คู่สนทนากำลังพูดอยู่ และไม่ควรพูดเจื้อยแจ้วเรื่อยเปื่อยเพราะจะดูไร้สาระเกินไป

1.4 การประชุม

ในเรื่องของงานประชุมเรียกได้ว่าเป็นงานหลักของเลขานุการที่จะต้องดูแลความเรียบร้อยโดยตรงนับตั้งแต่เริ่มต้นไปจนจบการประชุม เลขานุการจะต้องให้ความสำคัญกับการเตรียมการประชุมทุกครั้งเพื่อให้การประชุมสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี โดยลำดับขั้นตอนดังนี้

1. นัดวัน/เวลาประชุม

เริ่มต้นด้วยการโทรศัพท์เช็ควัน/เวลาที่จะประชุมกับผู้ที่จะเข้าประชุมแต่ละคนว่าสะดวกตรงกันหรือไม่      ในบางคราวอาจจะสะดวกตรงกันทั้งหมด แต่บางคราวอาจจะมีปัญหา เลขานุการจะต้องพิจารณาวัน/เวลาให้เหมาะสมและสะดวกกับผู้เข้าประชุมทุกคน ทั้งนี้ เพื่อให้การประชุมดำเนินไปได้โดยครบองค์ประชุม

2. จัดทำวาระประชุม

เพื่อให้การประชุมดำเนินไปอย่างเป็นขั้นตอนและอยู่ในกรอบ ไม่ตกหล่นเรื่องสำคัญที่จะต้องพิจารณา

3. จัดเตรียมเอกสารการประชุม

สำหรับการจัดเตรียมแฟ้มเอกสารเพื่อใช้แจกผู้เข้าประชุมในแต่ละครั้งซึ่งปกติจะประกอบด้วย รายงานการประชุมครั้งที่ผ่านมา วาระการประชุมครั้งใหม่ เอกสารประกอบการพิจารณา พร้อมทั้งกระดาษเปล่า ดินสอหรือปากกา เลขานุการควรจัดเตรียมไว้ให้เรียบร้อยก่อนวันประชุมเสมอ และหากบางคราวที่จะต้องไปประชุมภายนอกองค์กรควรจะต้องสำรองไว้ด้วยเผื่อมีเหตุฉุกเฉินเอกสารไม่เพียงพอหรือสูญหาย

4. ออกจดหมายเชิญประชุม

เมื่อกำหนดวันประชุมเรียบร้อยแล้ว เลขานุการควรจัดทำจดหมายส่งเป็นหลักฐานยืนยันการเรียนเชิญประชุมให้กับผู้เข้าประชุมทุกคนทราบวัน เวลา สถานที่ และวาระประชุม ล่วงหน้าก่อนวันประชุม 1 สัปดาห์

5. โทรศัพท์ยืนยันการประชุม

ก่อนวันประชุมประมาณ 2 วันเลขานุการควรจะโทรศัพท์ยืนยันการประชุมกับผู้เข้าประชุมอีกครั้งเพื่อย้ำเตือนก่อนการประชุม

6. จัดเตรียมสถานที่ที่จะประชุม

ก่อนวันประชุมควรดูแลเรื่องสถานที่ประชุมให้เรียบร้อยทั้งห้องประชุม โต๊ะ เก้าอี้ เครื่องปรับอากาศ แสง หรือเครื่องเสียง (หากต้องใช้) ห้องน้ำ สถานที่จอดรถ รวมทั้งภาชนะใส่อาหารและเครื่องดื่มที่จะใช้รับรองผู้เข้าประชุม (กรณีที่จัดประชุมในองค์กร) ซึ่งการดูแลในเรื่องต่างๆ ดังกล่าวถือเป็นหน้าที่ที่เราจะละเลยไม่ได้ เพราะเราคือเจ้าภาพ เจ้าภาพที่ดีควรมีความพร้อมในการรับรองแขก หากเราจัดการสภาพแวดล้อมทุกสิ่งทุกอย่างได้เรียบร้อยการประชุมก็จะราบรื่นไปได้ด้วยดี

7. จัดวางเอกสารการประชุม

ในส่วนของการจัดวางเอกสารการประชุม ควรจัดวางกระดาษ ดินสอหรือปากกาไว้บนโต๊ะประชุมให้เรียบร้อยก่อนเริ่มการประชุม ส่วนเอกสารการประชุมควรเตรียมไว้รอแจกผู้เข้าประชุมตอนเริ่มประชุมเนื่องจากเอกสารการประชุมในบางครั้งอาจเป็นเรื่องลับเฉพาะ โดยมารยาทเราก็ควรเก็บรักษาไว้เป็นความลับเฉพาะในที่ประชุมเท่านั้น

8. รับรองผู้เข้าประชุม

สำหรับการรับรองผู้เข้าประชุมหากใช้เวลาในการประชุมไม่มากนักเราควรจัดเลี้ยงด้วยอาหารว่างที่รับประทานได้ง่ายๆ เช่น แซนวิชหรือคุกกี้หรือขนมปังชิ้นพอดีคำ ไม่ต้องตัดลำบาก เสริฟกับเครื่องดื่มประเภทน้ำชา/กาแฟ แต่หากการประชุมใช้เวลานานจนคาบเกี่ยวมื้ออาหารกลางวันหรืออาหารเย็นก็อาจจะต้องเลี้ยงอาหารในมื้อคาบเกี่ยวนั้นด้วย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับงบประมาณสำหรับการจัดประชุมของแต่ละองค์กร อย่างไรก็ตาม เราควรใส่ใจรับรองผู้เข้าประชุมทุกคนโดยไม่ขาดตกบกพร่อง หากสามารถจดจำได้ว่าผู้เข้าประชุมคนไหนชอบดื่มเครื่องดื่มประเภทใด เติมอะไรบ้าง ไม่เติมอะไรบ้าง ก็จะเป็นการสร้างความประทับใจได้อีกทางหนึ่งเช่นกัน

9. จดบันทึกการประชุม

ควรจดบันทึกการประชุมด้วยความคล่องแคล่ว รวดเร็ว มีสมาธิ บันทึกให้ถูกต้อง และเข้าใจง่าย

10. จัดพิมพ์รายงานการประชุม

หลังจากประชุมเสร็จแล้วควรรีบจัดพิมพ์รายงานการประชุมเพื่อสรุปสาระและมติของที่ประชุมเสนอประธานตรวจ/พิจารณาไม่ควรเกิน 1 วันหลังจากวันประชุม เมื่อประธานตรวจ/พิจารณาเรียบร้อยแล้ว หากมีแก้ไขก็รีบแก้ไขโดยทันทีเพื่อจะได้จัดส่งให้กับผู้เข้าประชุมโดยเร็ว

11. จัดส่งรายงานการประชุมให้ผู้เข้าประชุม

ควรรีบจัดส่งรายงานการประชุมให้ผู้เข้าประชุมทันทีหลังจากที่ประธานตรวจเรียบร้อยแล้ว ไม่ว่าจะส่งทางโทรสารหรือไปรษณีย์หรืออีเมล์ โดยมารยาทแล้วเราควรโทรศัพท์เช็คเสมอว่าผู้เข้าประชุม (อาจจะเช็คที่เลขานุการหรือผู้ช่วย) ได้รับรายงานการประชุมเรียบร้อยหรือไม่ และเป็นการเช็คด้วยว่ารายงานการประชุมที่เราส่งไปไม่สูญหาย

12. จัดเก็บรายงานการประชุม

ภารกิจสุดท้ายของการประชุมก็คือ การจัดเก็บเอกสารรายงานการประชุม ควรจะจัดให้เป็นหมวดหมู่ จัดแบ่งเป็นรายปี เพื่อความเป็นระเบียบเรียบร้อย หยิบก็ง่าย หายก็รู้ เมื่อใดที่เจ้านายเรียกดูเราก็สามารถนำเรียนเจ้านายได้ทันทีโดยไม่ต้องเสียเวลาหาอยู่เป็นนานสองนานไม่ทันการ

1.5 การพูดโทรศัพท์                

สำหรับหลักสำคัญในการติดต่อทางโทรศัพท์อย่างมีมารยาทนั้น ควรยึดถือความสุภาพเป็นหลัก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีผู้ติดต่อมา (กรณีที่ไม่รู้จักกันมาก่อน) เขาจะรู้สึกว่าเขาคุยอยู่กับเจ้านายของเราและองค์กรของเรามากกว่ารู้สึกว่าได้คุยกับเลขานุการหรือพนักงานอย่างเรา (อย่าลืมว่าเราคือตัวแทนของเจ้านายและองค์กร) ความสุภาพจะช่วยให้ผู้ติดต่อมาเกิดความประทับใจ อีกทั้งน้ำเสียงที่ใช้ควรเป็นธรรมชาติ ควรพูดจาให้ชัดถ้อยชัดคำ ควรฟังอย่างตั้งใจเพื่อความชัดเจนในการบันทึกข้อความ หากเสียงพูดของผู้ติดต่อไม่ดังหรือไม่ชัดเจนก็ควรบอกเขาไปด้วยความสุภาพว่าเราได้ยินไม่ชัดเจน ขอความกรุณาเขาพูดซ้ำเพื่อความชัดเจน นอกจากนี้ หากมีโทรศัพท์ติดต่อผิดเบอร์มาเราก็ควรพูดกับเขาและบอกเขาด้วยความสุภาพเช่นกัน ไม่ควรแสดงอารมณ์รำคาญหรือต่อว่าเขาไป และที่สำคัญควรแม่นยำในเรื่องการให้ข้อมูลเบื้องต้นขององค์กรหากมีผู้ติดต่อสอบถาม

ที่มาจาก :  http://personality-medsec.blogspot.com/